Proprietario Di Dance Studio

Ci siamo seduti questa settimana con ClassJuggler Dance Jon Koerber gli chiede cosa dovrebbero prendere in considerazione i proprietari di studi quando discutono se sia il momento giusto per acquistare e configurare software per studi di danza per aiutarli a gestire la loro attività.

Dato che sei il presidente di una società che fornisce software online, non saresti propenso a farlo sempre dire: 'Adesso è il momento!'?

' Potresti essere sorpreso di sentire questo, ma no, ora potresti non essere il momento giusto per iniziare a utilizzare un prodotto software per aiutarti a gestire la tua attività di danza '.

E poi di nuovo, potrebbe essere il momento giusto?

'Ovviamente! In effetti, probabilmente. Ma, per saperlo con certezza, penso che ci siano almeno cinque domande importanti che i proprietari oi gestori di studi di danza dovrebbero porsi. Per cominciare, dovresti chiedere: 'La mia attività sta diventando troppo grande per essere gestita manualmente?' '

Presumo tu voglia dire, quanti studenti ho bisogno prima che abbia senso iniziare a gestire il mio studio di danza con il software?

“Fondamentalmente, sì. Per rispondere, iniziamo con un'analogia. Supponiamo che tu voglia cucire il tuo vestito non è necessario acquisire e gestire un'industria tessile, giusto? Ovviamente no. Una semplice macchina da cucire è probabilmente il massimo di cui avrai bisogno. Ma se vuoi cucire cento articoli di abbigliamento ogni settimana, quella semplice macchina da cucire potrebbe non essere all'altezza del compito o il processo potrebbe essere troppo lento su una macchina da cucire di livello consumer rispetto alle efficienze che otterrai da un sistema tessile computerizzato commerciale.

Allo stesso modo, con il tuo studio, se hai appena iniziato, o se mantieni intenzionalmente la tua scuola di danza molto piccola - diciamo, con meno di 30 studenti - ci sarà un limite all'efficienza che puoi ottenere dall'avere un software per gestire la pianificazione, la contabilità e record degli studenti, perché anche il software di pianificazione più semplice e migliore può essere eccessivo se la tua iscrizione è piccola o se gestisci un numero molto limitato di lezioni ogni settimana, proprio come non hai bisogno di una fabbrica per fare un vestito. Ma quando la tua iscrizione inizia ad arrivare a 40, 50 o 100 studenti, o inizi ad aggiungere classi e istruttori, aggrapparti a quei fogli di calcolo, note adesive e altri strumenti vari che hai iniziato a utilizzare quando hai aperto le tue porte per la prima volta ostacolerà solo la tua crescita piuttosto che aiutalo.'

Jon Koerber.

giglio nero perla età

Allora come può Dico quando la mia scuola è abbastanza grande che ha senso investire in software per studi di danza?

“Non esiste un numero magico di studenti o classi, di per sé. Ma, man mano che il conteggio dei tuoi studenti e il numero di lezioni iniziano a crescere, saprai prima di chiunque altro quando inizi a sentirti impantanato da tutta l'amministrazione della gestione di un'impresa e trascorri meno tempo a fare ciò che ami: insegnare danza. Per una scuola in crescita, le efficienze ottenute dalla configurazione e dall'utilizzo del software di gestione dello studio diventeranno evidenti e il software si ripagherà rapidamente dal tempo che risparmi. '

E, naturalmente, ci sarà un po 'di tempo per la configurazione, cercando di imparare il software e così via?

'Ovviamente. E le esigenze e le velocità di apprendimento di tutti sono diverse. Quindi, assicurati che il fornitore di software che scegli abbia una solida reputazione nella formazione dei clienti e nell'assistenza e che risponda rapidamente alle tue chiamate e alle tue e-mail. Ciò può fare l'intera differenza in caso di successo o fallimento quando si sceglie di implementare un software di gestione!

Ma abbiamo visto che, anche per i proprietari o i manager di studi di danza che ritengono di non essere esperti di computer, trovano rapidamente innegabili risparmi di tempo e risparmi sui costi. Considera cosa hanno detto alcuni proprietari di studi sull'efficienza che hanno realizzato una volta che hanno iniziato a utilizzare il nostro. Ad esempio, il proprietario di uno studio ci ha detto che la sua fatturazione mensile, che in precedenza richiedeva giorni, ora non richiede praticamente alcun tempo perché i suoi clienti possono vedere e persino pagare il saldo dovuto tramite il nostro Portale clienti. E uno dei miei preferiti è il modo in cui un altro cliente ha condiviso che i suoi ritardi di pagamento sono diminuiti del 95% da quando ha implementato il nostro sistema di pagamento online '.

Qual è la seconda domanda che dovrei porre come proprietario di uno studio?

'Chiediti:' Il reddito generato dal mio studio giustifica il costo dell'investimento in una soluzione software aziendale? 'Senza dubbio alcuni dei tuoi lettori hanno sentito parlare del termine' analisi costi-benefici '. Quando si tratta di acquistare software di gestione aziendale per il proprio studio, ciò significa che è necessario determinare se il costo mensile del software ridurrà sufficientemente i costi delle attuali inefficienze aziendali se si dovesse continuare a fare le cose manualmente invece di beneficiare delle efficienze e la conoscenza che otterrai dall'utilizzo di un potente strumento di gestione aziendale '.

Certo, il tempo è denaro, come tutti sappiamo. Ma come consigli di fare un'analisi costi-benefici?

ballerino di cris judd

'Calcola il tempo che tu e il tuo personale impiegate attualmente ogni mese per monitorare entrate e spese, compilando rapporti mensili o trimestrali su entrate, uscite, presenze, crescita aziendale e simili, oltre al tempo di gestione dei clienti (registrazione, fatturazione, pagamenti) - in pratica, tutti questi funzioni che stai eseguendo manualmente che possono essere automatizzate con il software. Moltiplicalo per la tariffa oraria che paghi per il personale che svolge questo lavoro o per il valore del tuo tempo. Hai quindi un solido importo in dollari da confrontare con il costo del software. Le tue spese mensili correnti saranno quasi certamente molte volte superiori al costo mensile del software. Con il giusto software per studio di danza, tutte queste attività amministrative mensili possono essere svolte in pochi secondi o minuti invece che in ore oppure possono essere svolte dai clienti stessi '.

Qual è la terza domanda che dovrei porre?

'La terza domanda è quella a cui penserai naturalmente dopo aver svolto un'analisi costi-benefici:' Il software aziendale basato sulla classe che seleziono fornirà le efficienze necessarie? 'Per rispondere a questa domanda, dovrai Decidi quali funzionalità chiave ti servono in modo da poter abbinare il software alla tua attività. Mi piace dire ai proprietari degli studi di concentrarsi sui loro primi cinque must-have durante la valutazione del software, in modo che non si impantanino troppo nel prendere decisioni su caratteristiche o caratteristiche che non forniscono molto valore l'attività. Trascorre meno tempo con la contabilità? Accelerare la gestione degli account dei clienti? Acquisendo la capacità di eseguire rapidamente rapporti di stato sulla fatturazione? Inviare 300 testi robo per una chiusura o inviare un'e-mail a tutti i genitori della classe del giovedì? Forse consente ai clienti di fare da soli le cose che il tuo personale ora fa, come iscriversi per essere un cliente, registrarsi a un corso o pagare per i corsi online? Ottenere la possibilità per i tuoi istruttori di partecipare e tenere traccia delle loro ore sul proprio smartphone utilizzando il nostro Portale del personale potrebbe essere un vincitore! Hai l'idea di identificare le tue principali esigenze aziendali per le quali una soluzione software deve essere in grado di aiutarti. E poi, facoltativamente, crea anche un elenco di 'buoni per chi ha': funzionalità che un prodotto software potrebbe offrire che sarebbero utili ma potrebbero non essere un problema. Dividere la tua lista in bisogni e desideri ti aiuterà a scegliere il prodotto giusto '.

piste da tip-tap

Qualche suggerimento sul modo migliore per assicurarmi di elencare tutte le funzionalità di mio interesse, poiché potrei non sapere di cosa è capace il software?

'Sicuro. Dai un'occhiata all'indipendente sito di comparazione di software per studi di danza, Capterra . Il servizio confronta più di 70 prodotti software specifici per le esigenze degli studi di danza. Ma alcune di queste soluzioni software offrono solo una o due funzionalità di gestione aziendale, come la semplice contabilità o solo la pianificazione delle lezioni. Quindi, ecco il trucco: utilizza lo strumento di elenco di controllo 'Filtra risultati' per il confronto dei prodotti di Capterra, che vedrai nella colonna di sinistra. Seleziona semplicemente gli elementi nell'elenco che sono importanti per te, quindi fai clic su 'Applica filtri'. Ridurrà l'elenco dei concorrenti a quelli che hanno le caratteristiche che stai cercando. '

E la quarta domanda che dovrei fare?

'La quarta domanda è semplicemente questa: 'Cosa pensano gli altri di questo particolare software che sto guardando?' Due buone risorse per ottenere la risposta sono Elenco dei software per la scuola di danza di Serchen o L'elenco di Capterra . Prendi nota dei punteggi complessivi dei clienti (entrambi i siti utilizzano una scala a cinque punti) e sfoglia le recensioni stesse, proprio come faresti se stessi cercando di acquistare un prodotto su Amazon. E, proprio come le recensioni dei clienti di Amazon, cerca cosa maggior parte di loro dicono, poiché ce ne saranno sempre di strani là fuori - un recensore che odia una caratteristica particolare che altri 50 proprietari amano. Tuttavia, tali elenchi sono estremamente preziosi per scegliere il miglior software per soddisfare le esigenze del tuo studio di danza '.

Il che porta alla quinta domanda che dovrei per…

'‘ Ho tempo per farlo? 'Sono sicuro che qualsiasi proprietario di uno studio di danza che cerchi di decidere se acquistare o meno si sta già chiedendo questo. Ammettiamolo, analizzare se il momento è giusto, scegliere il fornitore giusto e quindi impostare il software per funzionare per la tua azienda richiederà del tempo. Ma se il proprietario o il manager di uno studio di danza sente di non avere il tempo di fare questo lavoro, in realtà è il miglior indicatore che non gestiscono la loro attività ma che la loro attività li gestisce! Questo è esattamente il momento di fare il salto nell'uso del software di gestione dello studio. Conosco il titolare di un'azienda di classe nell'area di Seattle che sta ancora cercando di operare senza alcun software gestionale, nonostante abbiano più di mille studenti. Era un incubo, e anche costoso. Ha dovuto assumere più dipendenti per studente di qualsiasi altra azienda che conosco. Ovviamente, spende molto di più al mese sul libro paga di quanto pagherebbe mensilmente per il software.

E, sì, mentre la ricerca per scegliere il giusto fornitore di software richiede tempo, così facendo puoi risparmiare un sacco di soldi in seguito. È importante che tu faccia una scelta intelligente al momento dell'acquisto iniziale del software perché, anche se puoi sempre cambiare in seguito, il lavoro necessario per farlo può essere scoraggiante '.

Per ulteriori informazioni su ClassJuggler Dance, visitare www.danceclassjuggler.com .